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Virtuelle Assistenz

Digital only: Virtuelle Assistenz im Büro

Backoffice • Office Management • Virtuelle Assistenz • Backoffice Support • Online Marketing • Website-Betreuung

Konzept

Im Zuge des technologischen Wandels und nicht zuletzt durch die Erfahrung der Corona-Krise beschreiten Organisationen neue Wege im Office Management, indem sie digital übertragbare Aufgaben an externe Dienstleister delegieren und damit neue Möglichkeiten im Hinblick auf Produktivität, Einsparungen und Kundenservice erschließen. Die Tätigkeitsbereiche sind dabei breit gestreut. Sie reichen von Verwaltungsaufgaben über Marketingkampagnen bis hin zur Unterstützung im Beschaffungswesen.

Vorteile

Die Vorteile der Online-Assistenz liegen auf der Hand: Sie ist kostengünstig damit auch für Organisationen mit knappen Budgets interessant. Wertvolle Mitarbeiterzeit wird freigesetzt und damit die Konzentration auf das Kerngeschäft gefördert. Zudem werden zentrale Unternehmensbereiche, etwa die Buchhaltung, die Auftragsabwicklung oder das Beschwerdemanagement, entlastet. Durch digitalen Support auch außerhalb von regulären Geschäftszeiten wird nicht zuletzt der Kundenservice deutlich verbessert.

Merkmale

Erfahrenes Team mit einem hohen Spezialisierungsgrad
Skalierbarer und schneller Support – bei Bedarf auch am Wochenende
Zuverlässig und kostengünstig
Keine Weitergabe von Daten an Dritte
Detaillierte Zeiterfassung
Minutengenaue Abrechnung

Aufgaben

Back Office

Kundensupport (schriftlich / telefonisch)
Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Finanzbuchhaltung
Korrespondenz
Texterstellung
Übersetzung
Organisation von Meetings, Seminaren & Konferenzen
Aufbau und Aktualisierung von Datenbanken

Marketing

Betreuung von Websites inkl. Texterstellung
Entwicklung von Text- Bild-Kampagnen (Rhetorische Kommunikation)
Anpassungen im Onlineshop
Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Social Media

Erstellung von Social Media-Beiträgen
Regelmäßige Postings
Community Management

Einkauf

Angebots- und Produktrecherche
Verhandlungsführung (auch fremdsprachlich)
Bestellabwicklung

Weitere VPA-Dienste (Projektassistenz, persönliche Assistenz u. a. m.) auf Anfrage

Vorteile

Zeit

Einsparung von zeitaufwändigen Aufgaben durch Outsourcing
Konzentration auf Kernaufgaben
Schaffung von Freiräumen für Fokussierung und Kreativität
Reduziertes Stresslevel

Kosten

Einsparung von Personal-, Sach- und Kapitalkosten
Zeitnahe und damit kostenreduzierende Abarbeitung übertragener Aufgaben durch hohen Spezialisierungsgrad
Kosten gelten als Betriebsausgaben
Punktgenaue Zeiterfassung u. Abrechnung
Kostenreduktion für Hardware und IT durch intelligente Cloud-Lösungen

Skalierbarkeit

Unterstützung nur bei Bedarf und rund um die Uhr
Skalierbare Anpassungen
Kein Abonnement
Flexibilität auch im Urlaub oder bei Krankheit

Performanz

Verbesserte Corporate Identity durch Erfahrungskompetenz
Optimierung von administrativen Prozesse durch gezielten Support
Kostenersparnis durch erhöhte Arbeitseffizienz
Verringerte Abhängigkeit von Fachkräften

Preise*

45,00 EUR / Std.

Kundensupport (schriftlich / telefonisch)
Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Finanzbuchhaltung
Korrespondenz

65,00 EUR / Std.

Betreuung von Websites
Anpassungen im Onlineshop
Suchmaschinenoptimierung (SEO)
Social Media-Beiträge / Postings
Community Management

80,00 EUR / Std.

Angebots- und Produktrecherche (auch fremdsprachlich)
Verhandlungsführung (auch fremdsprachlich)
Bestellabwicklung

90,00 EUR / Std.

Texterstellung inkl. Lektorat (de, en, fr, it, nl)
Übersetzung inkl. Lektorat (de, en, fr, it, nl)

* Exkl. MwSt.

Weitere Informationen

Datensicherheit

Unser Mailverkehr ist durch SSL-Verschlüsselung gesichert. Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich auf ausfallsicheren Servern mit RAID-Festplattenspiegelung.

Ihre Daten werden ausschließlich gemäß den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Teledienstleistungs-Schutzgesetzes (TDDSG) verarbeitet. Nicht benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht, personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmen bilden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die mit der Wahrnehmung kundenbezogener Aufträge betraut sind. Sie haben das unumschränkte Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung und Löschung Ihrer Daten.

Kooperation

Zunächst klären wir gemeinsam mit Ihnen Ihr Anforderungsprofil, um die Unterstützungsleistungen gezielt auf Ihren Bedarf abzustimmen. Nach Erhalt der relevanten Informationen beginnt unsere Tätigkeit.

Vertragliches

Sollten Ihnen unser Angebot und unsere AGB zusagen, kommt ein Vertrag zustande. Er ist an keine Fristen gebunden und jederzeit kündbar.

Kontrolle

Eine punktgenaue Zeiterfassung gestattet sowohl Ihnen als Auftraggeber wie auch uns die Überprüfung der geleisteten Arbeit.

Wir gestalten unseren Arbeitsstunden transparent und jederzeit kontrollierbar. Die Auswertung kann über Ihren Internetbroser erfolgen – mobil oder an Ihrem Rechner.

Diskretion

Verschwiegenheit betrachten wir als unabdingbare Voraussetzung für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Zugänglich gemachte Informationen werden von uns daher grundsätzlich geheim gehalten.

Gerne unterzeichnen wir auf Wunsch ein Non Disclosure Agreement.

Abrechnung

Gemäß § 614 BGB sind wir zur Vorleistung verpflichtet. Eine Kostenaufstellung erhalten Sie daher erst am Monatsende oder nach einer gemeinsam festgelegten Projektdauer.

Vorauszahlungen finden nur in Ausnahmen statt, etwa wenn Sie die Buchung von Stundenpaketen bevorzugen, die bei Bedarf abgerufen werden.

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Tel. 089 – 54807720